No es necesario responder inmediatamente, pero sí en un tiempo razonable en función de su relación con el remitente o de acuerdo con las políticas de la empresa. Si hay un mensaje de correo electrónico específicamente dirigido a usted como principal destinatario, no deje de responder al mensaje de correo electrónico.
2. El “asunto” debe ser claro y conciso. Usted debe poner a su mensaje de correo electrónico un "asunto" que sirve para identificar la naturaleza y el contenido de su correo electrónico tan fácil y completo como sea posible. Evite asuntos largos, acrónimos ininteligibles o códigos complejos. Los mejores asuntos son con sustantivos descriptivos cortos (por ejemplo: "Acuerdo de arrendamiento", "Documentos de caso de negocios", etc.).
3. Evite las interminables cadenas de correo electrónico. Los correos electrónicos deben estar destinados para comunicar mensajes concretos. Nunca inicie un debate largo o discurso por correo electrónico. Si dicho debate o discurso es necesario, es probable que el asunto requiera de una llamada telefónica o una reunión, en lugar de un correo electrónico como medio de comunicación.
4. Represente a su empresa de manera responsable. Incluya su información básica de contacto de su empresa sólo para los destinatarios que usted está seguro que desean tener dicha información. No incluya su información en la empresa como una práctica habitual en todos sus correos electrónicos, incluidos los mensajes de respuesta. Como mejor práctica de correos electrónicos, esta información debe incluirse solo en la primera comunicación con el destinatario.
5. Dirija y responda a mensajes de correo electrónico de manera adecuada. Su lista de contactos solo debe incluir a las personas que realmente necesitan ser incluidos en sus mensajes. Por ejemplo, evite el uso de la opción "responder a todos" cuando otras personas dentro de la lista de contactos no deban recibir o no esperen una respuesta directa de usted.
6. Utilice mensajes de correo electrónico "En nombre de" únicamente para las tareas que se deleguen. Siempre trate de enviar y responder a sus mensajes de correo electrónico personalmente. El uso de mensajes de correo electrónico "En nombre de" es aceptable para convocar a reuniones u otras tareas que normalmente puedan ser delegadas, pero es inaceptable para responder de esta manera cuando el contenido del mensaje está dirigido a usted.
7. Active las notificaciones de "fuera de la oficina" inteligentemente. Active respuestas automáticas de “fuera de la oficina” cuando se encuentre fuera de la oficina durante dos o más días. Cuando sea posible, el sistema de respuestas automáticas de fuera de la oficina debe ser enviado sólo una vez a cualquier remitente de correo electrónico (la mayoría de los sistemas de correo electrónico lo permiten).
8. No genere registros en papel inútiles. Trate de convertir sus respaldos de papel de manera completamente electrónica. Evite la impresión de correos electrónicos, en especial para crear un respaldo de archivos. Si usted no puede vivir sin el papel, imprima y guarde sólo correos electrónicos significativos y sustanciales, o mensajes de correo electrónico que estén sujetos a períodos largos de retención. Los que son de carácter temporal pueden ser almacenados electrónicamente con una fecha de expiración tomando en cuenta el curso de los acontecimientos.
9. Elija mensajería instantánea para conversaciones circunstanciales. Para los mensajes en los que usted desea o espera una respuesta inmediata (por ejemplo, una invitación para comer dentro de una hora), elija los mensajes instantáneos o el teléfono como medio de comunicación en lugar del correo electrónico.
Sea consciente de algunas cuestiones básicas de privacidad y asuntos legales
10. Trate el correo electrónico como cualquier otro medio de comunicación para sus actividades comerciales. No piense que sus mensajes son "menos formales" que otros debido a que se envían por correo electrónico. Para la ley mexicana, los comunicados enviados por correo electrónico o por otros medios electrónicos o visuales son tan válidos como cualquier otra forma de comunicación. Su consentimiento y aceptación a condiciones contractuales y términos pueden ser validados por correo electrónico.
11. No utilice un "aviso de confidencialidad" a menos de que su mensaje realmente contenga información confidencial. Incluir un aviso de confidencialidad como práctica habitual para todos sus mensajes disminuye el efecto para los mensajes que realmente son confidenciales.
12. Resguarde los trabajos con contenido protegido por derechos de autor. El envío por correo electrónico de material que ha sido copiado sin el consentimiento del propietario de los derechos del texto puede constituir una violación a los derechos de autor. Es fácil adjuntar material con derechos de autor en los mensajes de correo electrónico y cortar y pegar material de otros correos electrónicos. Hay un riesgo adicional de que las advertencias originales de derechos de autor (si las hubiera) se perdieran cuando se copia únicamente el archivo adjunto a un correo electrónico. Si sospecha que puede ser un trabajo protegido por derechos de autor, incluso cuando los avisos de derechos de autor se han perdido, no lo envíe.
13. Proteja los datos personales de todas las personas con las que se comunica. Utilice datos personales únicamente para efectos de recopilar información, y evite el envío de ella a terceros a menos de que tenga el consentimiento expreso del propietario de la información de compartir sus datos personales con otros. Además, no la utilice para fines fuera de su relación con ellos.
14. Utilice diferentes cuentas de correo electrónico laboral y personal. Trate de usar su correo electrónico laboral sólo para fines empresariales. En algunas organizaciones, las comunicaciones son monitoreadas, por lo que para mantener su privacidad, debe utilizar una cuenta personal para sus asuntos personales.
Active mecanismos de seguridad
15. Proteja la integridad de sus mensajes de correo electrónico, sobre todo en actividades profesionales. Algunas actividades profesionales pueden ser solicitadas desde una dirección de correo electrónico no segura; debe ser cauteloso al aceptarlas. No es difícil falsificar tanto el contenido como el remitente de un mensaje. Trate de usar firmas digitales, sistemas encriptados u otros medios para asegurar la integridad de sus mensajes.
16. No abra correos electrónicos sospechosos. Casi el 80% de los virus son transmitidos por correo electrónico. No abra y borre correos electrónicos de remitentes claramente sospechosos, mensajes de correo electrónico sin asunto o correos electrónicos en los que el contenido tiene como objetivo hacer clic en un enlace.
17. Active sistemas "libres de virus". Trate de usar sistemas de verificación periódica para asegurarse de que tanto la entrada y salida de comunicados como los archivos adjuntos se encuentran libres de virus.
Combata el spam y use correos electrónicos masivos responsablemente
18. Active los programas de filtrado para bloquear mensajes masivos de correo electrónico no solicitados (spam). Active los programas de filtrado para reducir la cantidad de spam que llega a su bandeja de entrada. Sin embargo, esté consciente del riesgo de filtrar correos electrónicos legítimos con el uso de los filtros de spam. Mantenga un fólder de "basura" para poder recuperar correos electrónicos legítimos a su bandeja de entrada. Asimismo, evite reenviar correos electrónicos con largas listas de distribución.
19. Regrese correos electrónicos no solicitados siempre que sea posible. Si ejecuta sus propios servidores de correo electrónico (o si su proveedor de servicios de Internet ofrece este servicio), considere la posibilidad de devolver los correos electrónicos no solicitados al remitente. Esto impide que los spammers sepan que la dirección a la que enviaron un correo electrónico es real, y da una oportunidad de avisarles a los remitentes legítimos que su correo electrónico fue bloqueado.
20. Realice envíos masivos de manera responsable. Si realiza campañas de mercadotecnia por correo electrónico, deberá agregar toda su información de contacto e incluir un sistema para que los clientes puedan dar de baja su dirección de la lista de distribución si así lo desean. Además, de acuerdo a la legislación mexicana, también está obligado a incluir la información de contacto de la Procuraduría Federal del Consumidor (Profeco): 5568-8722.
|
